Como vender o 5S para a alta gerência

Como “vender” o 5S para a alta gerência

Haroldo Ribeiro

Apesar de a prática do 5S ser reconhecida mundialmente como uma base física e comportamental para vários sistemas de gestão, a real adesão ao programa no sentido “Top-Down” ainda é questionável. A deficiência desta adesão é a principal causa de 80% das empresas de médio e grande portes não manterem o 5S por mais de 2 anos, e apenas 2% conseguirem formar a cultura do 5S. Porém, se a alta gerência, que teoricamente é o nível hierárquico mais comprometido com os resultados da empresa, e os benefícios do 5S para os resultados de performance da empresa são inquestionáveis, esta deficiência de adesão só é explicada pela “venda” inadequada do 5S para ela.

Se qualquer integrante da alta gerência parar para refletir um pouco sobre a sua rotina de trabalho, certamente irá se deparar com duas grandes dificuldades: atingir metas cada vez mais desafiantes, e um esforço enorme para que a sua equipe entregue os resultados de Produtividade, Custos, Qualidade, Cumprimento de prazos e Segurança. Na prática, estes fatores estão diretamente associados ao comportamento das pessoas e ás questões infraestruturais de simples solução.

Se um Diretor ou Gerente der uma simples caminhada pela empresa ou por sua área, com uma visão crítica, facilmente entenderá porque tem tanta dificuldade para conseguir os resultados desejados. Provavelmente encontrará sintomas de desperdício, desordem, sujeira, falta de proatividade e falta de disciplina. E o que é pior, a maioria estes problemas é recorrente. São características que só serão modificadas por meio de uma melhoria do comportamento, da atitude e dos hábitos das pessoas, de todas as áreas e de todos os níveis de hierarquia.

Se a empresa, portanto, tiver profissionais com a cultura de usar os recursos de maneira racional, que mantêm os locais de trabalho organizados, que mantêm as áreas e os equipamentos limpos e bem conservados, que são proativos e que cumprem com rigor as normas, as regras e os procedimentos, sem necessidade de cobranças, seguramente passa a ter um diferencial competitivo em relação aos seus concorrentes. Porém, esta transformação não ocorrerá simplesmente trocando as pessoas, mas transformando-as por meio de um processo educacional. E isto poderá ocorrer usando a metodologia do 5S.

A maioria das empresas que está implantando o 5S pela segunda ou terceira vez apresenta três problemas: (1) As pessoas, de todos os níveis, não sabem o que é 5S; (2) As lideranças não conhecem a metodologia de implantação; e (3) O programa 5S está focado apenas em auditorias.

Se é assim, cabe corrigir estes problemas iniciando pelo entendimento do que realmente é o 5S.

5S é a metodologia mais eficiente e reconhecida para promover mudanças culturais nas empresas, desde que foi criado no Japão no final da década de 50. A denominação 5S é devida às cinco atividades que fazem parte da metodologia, iniciadas pela letra “S”, quando pronunciadas em japonês. As traduções mais utilizadas pelas empresas, consultoria e autores são:

• SEIRI – Utilização, Seleção ou Classificação
• SEITON – Ordenação, Arrumação ou Organização
• SEISO – Limpeza ou Inspeção
• SEIKETSU – Padronização e Saúde ou Higiene
• SHITSUKE – Autodisciplina ou Autocontrole.

Na prática, o conceito de cada “S, é:

• SEIRI – Utilização adequada dos recursos e instalações evitando desperdícios.
• SEITON – Organização adequada dos recursos, tornando o ambiente mais seguro e mais produtivo.
• SEISO – Limpeza com postura de inspeção, visando o zelo pelos recursos e instalações.
• SEIKETSU – Padronização de ambientes e atitudes, sistemática para a manutenção dos 3S e Saúde e Higiene no ambiente de trabalho.
• SHITSUKE – Autodisciplina para manter a ordem e a limpeza no dia a dia e para o cumprimento de normas, regras e procedimentos.

O Professor Vicente Falconi, um dos maiores especialistas do mundo em Gestão pela Qualidade, fez a seguinte citação:“O 5S é um programa para todas as pessoas da empresa. Do presidente aos operadores. Para as áreas administrativas, de serviço, de manutenção e de manufatura.”

Os principais motivos que levam empresas do mundo inteiro a adotarem o 5S são:

• Tratar o 5S como Base para ferramentas de qualidade e produtividade, e como Base para a Segurança comportamental.
• Tratar o 5S como um requisito para conquista e manutenção das Certificações ISO.
• Usar a prática do 5S para combater ao desperdício e melhorar as condições de trabalho e a imagem da empresa.

Após a explicação destes conceitos, Diretores e Gerentes poderiam perguntar: Por que a minha empresa necessita implantar o 5S?

Várias respostas facilmente respondem a esta questão:

• Você está satisfeito com os níveis atuais de organização, limpeza e conservação da sua empresa?
• Até quando a sua empresa vai conviver com o nível atual de 5S, ou ficar reimplantando o programa?
• Qual é a imagem que seus clientes e seu líder têm atualmente quando visitam a empresa? Ou você ainda faz uma boa maquiagem de ordem e limpeza quando está para recebê-los?
• Qual é a marca e qual será o legado que você deixará na empresa, é o nível atual do 5S?
• Há alguma ferramenta mais adequada que o 5S para melhorar o comportamento das pessoas, em todos os níveis e em todas as áreas?
• Os resultados dos indicadores de Produtividade, Qualidade, Segurança, Saúde, Meio Ambiente, Custos e Atendimento, são ou não, comprometidos pelo nível atual de 5S?

Depois que a alta gerência passa a conhecer os conceitos e benefícios do 5S, principalmente associados aos resultados, cabe apresentar a metodologia de implantação. Há diversas maneiras de se implantar o 5S, mas algumas etapas ou estratégias são essenciais:

• A implantação deve ser no sentido “Top-Down”
• Deve ser implantado como um processo educacional, isto significa que deve ser feito um trabalho de conscientização, apoio e monitoramento, sempre promovido pelo líder junto à sua equipe
• Deve seguir o ciclo PDCA, com quatro linhas de ações: Educação, Padronização, Marketing e Auditorias
• Apresentar resultados imediatos, mas entendido que a cultura, o hábito, será em médio e logo prazos.

É normal que a alta gerência faça as seguintes perguntas após uma possível apresentação da metodologia de implantação:

1ª Pergunta: Quanto tempo será necessário para a implantação do 5S?

Resposta: O tempo varia de acordo com a situação comportamental e infra-estrutural da empresa. Um diagnóstico de 5S pode estimar este tempo, além de mostrar as variáveis que ajudarão ou dificultarão a implantação. Mas, a média varia entre 3 e 5 anos para empresas de médio e grande portes que chegam a excelência do 5S.

2ª Pergunta: Quanto vai custar para implantar o 5S?

Resposta: Quanto vai custar se a empresa não implantá-lo? Lembrar que as melhorias para tornar a empresa mais segura e mais produtiva não devem ser associadas ao 5S, mas às necessidades reais da própria empresa. Mas, para a alta gerência não ficar sem uma resposta, os custos promocionais variam entre 30 e 70 dólares por ano, por colaborador, incluindo a consultoria. Com o tempo, este custo vai caindo.

3ª Pergunta: Quanto a empresa vai ganhar com o 5S?

Várias empresas que tentaram levantar resultados tangíveis com o 5S, chegaram a conclusão que é muito difícil isolar a contribuição do 5S para os indicadores de performance. Mas, é bom refletir: (1) Por que a maioria das empresas que implanta o 5S, visa o lucro? (2) Por que as empresas que implantam sistemas ou ferramentas de gestão, como Qualidade Total, Lean Manufacturing, TPM ou WCM, tratam o 5S como uma base física e comportamental? (3) É possível ter ambientes de trabalho seguros e produtivos com profissionais que geram desperdícios, mantêm os ambientes sujos e desorganizados, não cuidam de sua saúde, e não cumprem voluntariamente as regras, normas e procedimentos? (4) Algum deles conhece alguma metodologia mais experimentada e reconhecida que o 5S para melhorar o comportamento das pessoas em uma empresa? E por último, a empresa precisa de valores tangíveis de 5S para justificar a necessidade de uma mudança cultural dos seus profissionais?

Após estas colocações, é importante que a alta gerência saiba quais são as suas atitudes para garantir de uma vez por todas o sucesso do programa:

a) Escolher o Gestor certo, alguém de confiança, que se identifica com o tema e que tenha uma liderança natural. De preferência, alguém da área de Gestão, da área da Qualidade ou da área de Recursos Humanos.

b) Reservar o tópico 5S nas reuniões gerenciais e vincular o 5S às metas de Produtividade, Custo, Qualidade, Segurança e Prazo. Deixar claro que o 5S não é uma “campanha”, e sim uma metodologia que será incorporada para sempre na rotina da empresa.

c) Participar dos eventos de 5S, como abertura dos treinamentos, Dia D, Reconhecimento das áreas que se destacam, e outros.

d) Incluir o 5S em seu plant-tour, ou seja, na visita sistemática que por acaso faça a todos os pontos da empresa.

e) e Avaliar o Plano em cada ciclo de auditoria junto ao Gestor do 5S e à sua equipe direta.

Para que o programa 5S tenha sucesso, é importante que a alta gerência:

• Trate o 5S como Ferramenta Estratégica, associada aos indicadores de performance da empresa
• Saiba que a compra do 5S deve ser no sentido Top-Down. Lembre-se que, por se tratar de um processo de mudança cultural, mas que promove ganhos para todos, a condução do 5S deve ser pelas lideranças, no dia a dia. Você verá que a prática do 5S na base da pirâmide, é apenas uma questão de tempo.
• Use a metodologia PDCA, ou seja, o ciclo de melhoria contínua. Use a conscientização das pessoas para puxar o 5S, e não as auditorias
• Se a empresa implantar o 5S até a sua consolidação, não será difícil manter, pois os novos profissionais que chegarão à empresa encontrarão uma “atmosfera” propícia para a prática, inclusive os Terceiros.
• Entenda o 5S como é um processo educacional, e não um programa de ordem e limpeza.
• Trate o 5S como um termômetro do gerenciamento e o melhor vendedor. Saiba que o nível de 5S reflete o perfil do número 1.  
• E finalmente, compreenda que 5S é a base para a excelência de gestão, ou seja, sem um 5S avançado, os programas de qualidade e produtividade encontram muitas dificuldades para funcionar, custam caro e geram um grande “stress”

Portanto, se a empresa precisa do 5S, implante-o de maneira efetiva e definitiva.

Haroldo Ribeiro é consultor especializado no Japão, e autor de mais de 30 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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E-mail: pdca@terra.com.br

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